驴Qu茅 es un acuse de recibo? (y c贸mo redactarlo)

Cuando las empresas quieren comprobar que sus trabajadores o clientes han recibido un documento, producto o mensaje, suelen enviar un acuse de recibo. Puede utilizar estos formularios para determinar si pueden ser 煤tiles en el desempe帽o de sus tareas profesionales. Un acuse de recibo confirma que el destinatario ha recibido un documento, producto o mensaje.

En este art铆culo, repasamos qu茅 es un acuse de recibo, enumeramos lo que debe incluirse en 茅l, describimos c贸mo redactarlo y ofrecemos consejos y un ejemplo.

Los directivos y supervisores utilizan un acuse de recibo, tambi茅n conocido como acuse de recibo, para confirmar que han recibido un documento, un pago o cualquier otro elemento relacionado con la empresa. Estos documentos suelen requerir la firma del destinatario para demostrar que ha recibido el art铆culo.

Los recibos de reconocimiento no son documentos legales, aunque permiten a los responsables de la empresa y a los empleados tener total transparencia a la hora de registrar la distribuci贸n y el reconocimiento de un formulario importante de la empresa o del manual del empleado. Los directivos pueden utilizarlos cuando administran informaci贸n vital o art铆culos profesionales, como un ordenador port谩til de la empresa o un software necesario, con el fin de realizar un seguimiento y contabilizar el art铆culo.

Relacionado: 13 consejos para un uso eficaz del correo electr贸nico en el trabajo

He aqu铆 una lista de cosas que se suelen incluir en un acuse de recibo:

T铆tulo del recibo: Incluir el t铆tulo puede garantizar que tanto el destinatario como el remitente puedan seguir o archivar el acuse de recibo. El t铆tulo 芦Acuse de recibo禄 puede ser suficiente.

Fecha: Incluya la fecha del acuse de recibo. Esto puede permitirle a usted y al destinatario utilizarla como referencia m谩s adelante.

Nombre del art铆culo, documento o mensaje: A continuaci贸n, a帽ada el nombre del documento, objeto o mensaje que recibe el destinatario para que quede claro el contenido del recibo.

Nombre del destinatario y firma: El prop贸sito de un acuse de recibo es que el destinatario reconozca formalmente que ha recibido algo, por lo que este documento requiere su firma y su nombre impreso.

Declaraci贸n de reconocimiento: Esta secci贸n es el aspecto m谩s sustancial del recibo y suele consistir en varias frases que confirman que la persona correcta ha recibido el art铆culo o el formulario y destacan cualquier aspecto importante de lo que recibe.

Considere la posibilidad de seguir estos pasos para crear un recibo de reconocimiento:

Puede empezar incluyendo el membrete o el logotipo de su empresa. Si env铆a un acuse de recibo por correo, considere la posibilidad de utilizar la papeler铆a de la empresa. Si no dispone de un logotipo o membrete, puede incluir el nombre de la empresa en la parte superior del documento. En un tipo de letra dos o tres tama帽os m谩s peque帽o que el nombre de la empresa, incluya el sitio web y el n煤mero de tel茅fono de la empresa.

Relacionado: Gu铆a definitiva para la profesionalidad

El siguiente paso es redactar la declaraci贸n de agradecimiento, en la que se incluye el nombre del art铆culo o documento que el destinatario est谩 aceptando. Adem谩s del nombre, incluya el n煤mero de versi贸n, si procede. A continuaci贸n, escriba una declaraci贸n de que el destinatario ha recibido el art铆culo del remitente. Un departamento de recursos humanos tambi茅n puede incluir una frase que destaque que el destinatario entiende el contenido del art铆culo o documento que est谩 obteniendo.

Una vez que haya completado la declaraci贸n, puede firmar y fechar el acuse de recibo. Incluya su nombre impreso y su firma oficial. Es importante que el documento contenga las firmas del remitente y del destinatario una vez completado.

Relacionado: C贸mo crear una firma de correo electr贸nico empresarial con 10 ejemplos

Si es necesario que el destinatario realice alguna acci贸n adicional, incluya los siguientes pasos en el acuse de recibo. Describa si requiere la firma de un tercero, como un supervisor u otro profesional de la gesti贸n. Tambi茅n puede destacar si el acuse de recibo est谩 sujeto a revisi贸n legal.

A帽ada su informaci贸n de contacto, como su direcci贸n de correo electr贸nico y su n煤mero de tel茅fono. Esto garantiza que el destinatario sepa c贸mo ponerse en contacto con usted si tiene preguntas o dudas sobre el contenido del recibo. Tambi茅n pueden ponerse en contacto contigo si no han recibido el art铆culo o documento en cuesti贸n.

Considere la posibilidad de revisar el acuse de recibo para asegurarse de que toda la informaci贸n es clara y concisa. Esto tambi茅n puede ayudarle a identificar y revisar los errores ortogr谩ficos o gramaticales. Considere la posibilidad de leerlo en voz alta a un colega para recibir sus comentarios y asegurarse de que utiliza el lenguaje y el tono adecuados.

Relacionado: 16 buenas pr谩cticas de etiqueta para el correo electr贸nico en el lugar de trabajo

Considere la posibilidad de seguir estos consejos a la hora de redactar un acuse de recibo:

Sea profesional: Utilice un lenguaje formal y un tono profesional para ilustrar la seriedad del recibo y ayudar a transmitir las implicaciones de la firma del formulario.

Incluya todos los detalles relevantes: Adem谩s de explicar la finalidad del recibo, resalte y describa las repercusiones de que el destinatario no cumpla las pol铆ticas de servicio y uso. Esto puede garantizar que no s贸lo entiendan lo que est谩n aceptando, sino que comprendan c贸mo seguir las normas del contenido del documento.

S茅 claro y espec铆fico: Aseg煤rese de incluir el nombre de la persona y la empresa que env铆a el art铆culo o documento, as铆 como el nombre de la parte receptora. Enumere claramente el prop贸sito del recibo e incluya el nombre de los art铆culos o documentos que est谩 distribuyendo y la fecha. Enumere claramente cualquier norma, expectativa o pol铆tica que contenga el documento.

Crea una copia extra: Considere la posibilidad de crear una copia del correo electr贸nico o del documento f铆sico del acuse de recibo que env铆a para poder conservarlo para sus propios registros. Esto puede ayudar a garantizar que no haya ninguna confusi贸n respecto a su estado y a la fecha en que emiti贸 el documento.

A continuaci贸n, un ejemplo de acuse de recibo para que lo revises:

T铆tulo: Acuse de recibo1 de abril de 2021Yo, Julia Edwards, he recibido una copia del manual del empleado de la Agencia de Marketing Next Step y acuso recibo de este documento de formato largo.

Yo, Julia Edwards, entiendo y acepto que esta copia del manual del empleado sustituye y anula todas las versiones anteriores del documento.He le铆do el manual del empleado de Next Step Marketing Agency y comprendo las condiciones de trabajo, las pol铆ticas y los beneficios enumerados.Me comprometo a respetar las normas, reglamentos y procedimientos enumerados en el documento, y entiendo que puedo ponerme en contacto con el personal de recursos humanos si tengo preguntas o dudas.

Mi empleo con Next Step Marketing Agency es a voluntad seg煤n la ley de empleo de Colorado, y entiendo que tanto Next Step Marketing Agency como yo podemos terminar mi empleo en cualquier momento y por cualquier raz贸n.

Nota para todos los empleados: Por favor, lea las pol铆ticas enumeradas para asegurarse de que las entiende antes de firmar este formulario.

Nombre del empleado: Julia EdwardsFirma del empleado:Fecha: 1 de abril de 2021Agradecimiento recibido por: Thomas Jones, Agencia de Marketing Nest Step, CMO